סובלים מחוסרים ועודפים?
כך תוציאו יותר מתוכנת ניהול המלאי שלכם!
אם גם אתם סובלים מחוסרים ומעודפים במלאי, אם גם אתם מפסידים כסף בשל כך, קבלו כמה טיפים וכלים שיסייעו לכם לבדוק אם התוכנה שאתם משתמשים בה טובה לכם, האם ניתן להוציא ממנה יותר מידע ומה עוד ניתן לעשות כדי לשדרג אותה. על כך ועוד בכתבה שלפניכם.
הנה נתון שאולי יפתיע אתכם: מבין העסקים שמנהלים מלאי, רק אחוז קטן משתמש בתוכנת ניהול וחיזוי מלאי ייעודית. ובמה משתמשים האחרים? חלק בתוכנת ה-ERP (אותה תוכנה המשמשת לניהול כללי של העסק) וחלק בקובץ אקסל פשוט.
אז מה בעצם המשמעות של הנתון הזה? בהקשר הישיר והפשוט, עסקים שלא מנהלים כראוי את המלאי שלהם עשויים לסבול מעודפי וחוסרי מלאי ועל כן הם חשופים יותר לחוסר יעילות, בזבוז משאבים והפסדים כספיים.
אולם הנתון המפתיע עוד יותר הוא שגם עסקים העושים שימוש בתוכנה לניהול מלאי עשויים לסבול מעודפים וחוסרים, מאחר וגם הם אינם עושים שימוש נכון בכלי העומד לרשותם
אז מה בעצם חסר ברוב התוכנות לניהול מלאי?
רוב תוכנות המלאי הקיימות חסרות את היכולת המתקדמת וזו שאינה באה כסטנדרט, להסתכל קדימה ולהצביע על מה עתיד להתרחש. לזה בעצם קוראים עיתוד מלאי, וזהו הדבר הבא בעולם הלוגיסטיקה- הנגשת המידע המיוחד (BI), והצגתו בצורה קלה וברורה (Dashboard) לכלל העסקים!
כיוון שהיום כבר ברור לכולם כי לא מספיק לנהל את המלאי בגישה המסורתית המסתמכת על יכולות מחשוב בסיסיות בלבד, כדי לדעת מה וכמה להזמין. לשם כך יש להשתמש בנוסחאות ואלגוריתמים מתקדמים יותר בכדי לחזות את העתיד לבוא, במיוחד כשמדובר במוצרים שיש להם התנהגות קשה לחיזוי, ושאינה קבועה (Intermittent demand).
האם זה אומר שצריך להחליף תוכנה לניהול מלאי?
ממש לא. בשלב ראשון חשוב להיות מודעים ולהבין את המצב הקיים: קרוב לוודאי שתוכנת ניהול המלאי שלכם אינה מספקת את כל הנתונים שאתם זקוקים להם. זה כשלעצמו חשוב להמשך התהליך. בשלב הבא, כדאי לבחון מספר שיטות שיכולות לשדרג את השימוש בתוכנה הקיימת שלכם ולמנוע מקרים של חוסרים ועודפים במלאי.
ולשם כך מומלץ לבדוק את הדברים הבאים:
1. כמויות מינימום / מקסימום – האם הגדרתם לתוכנה (או לעצמכם) כמויות מינימום מקסימום לכל הפריטים שברשותכם? פרט חשוב ביותר ביכולת שלהם להיות עם האצבע על הדופק בכל עת. ראו כתבה נפרדת בנושא.
2. התרעות – האם התוכנה שלכם יודעת להתריע במקרים של חריגה מכמויות המינימום או מקסימום לפריטים שבחרתם?
3. פארטו – אם יש לכם מאות או אלפי פריטים במלאי, עדיף לכם לטפל קודם בפריטים החשובים ביותר. איך תדעו מה הם אותם פריטים חשובים? חישוב פארטו פשוט (80-20) אמור לתת לכם את התשובה לכך. לקריאה נוספת אודות פארטו – לחצו כאן
4. עדכונים שוטפים – חשוב להבין שגם תוכנה מתקדמת, צריכה מישהו שיזין לתוכה את הנתונים הראשוניים בכדי לספק את הנתונים הבאים לאחר מכן. הקצו אדם שתפקידו הוא לעדכן קטגוריות חדשות, מוצרים חדשים, כמויות מינימום מקסימום וכמובן גם התרעות.
5. ברקוד – האם המחסן שלכם מבורקד? האם מערכת המידע שלכם מוכנה לעבודה בשיטה זו? האם שקלתם שימוש בטכנולוגיית RFID? ברקוד חכם של מחסן אינו תהליך מורכב ויקר כמו שחושבים, והתוצאה: מחסן חכם, יעיל ומסודר. ראו כתבה נפרדת בנושא.
6. האם אתם מכירים את תוכנת ניהול המלאי שלכם לעומק? האם אתם יודעים אלו חיתוכים ניתן לבצע ואלו סטטיסטיקות ניתן להוציא ממנה? בדקו את יכולות התוכנה ואתגרו אותה ואתכם בנושא הזה. במידה ומדובר בתוכנה מקומית, עם מרכז תמיכה ישראלי, בקשו לקבל מידע בנושאים השונים שהעליתי כאן.
7. סטטיסטיקות – אם תוכנת ניהול המלאי שלכם חלשה בסטטיסטיקות מורכבות, הוציאו את הנתונים לקובץ אקסל וחשבו בעצמכם את סטיית התקן של המוצרים השונים ויישמו מודלים ושיטות שונות לחישוב מלאי, כמו RQ, EOQ, קרוסטון ועוד. תוכנות ניהול מלאי רבות יודעות לקלוט את האקסל המעובד בחזרה, ובכך לחסוך זמן יקר.
ומה אם כל זה לא עובד ועדיין יש לי חוסרים ועודפים?
או… אם זה המצב, אז הגיע הזמן להתקדם ל – Pro-Pack – תוסף שמתלבש על כל תוכנה קיימת ומאפשר יישום של כל התכונות הנדרשות לעיתוד וחיזוי מלאי. התוסף עובד לצד כל מערכת ERP קיימת, הוא מחולל דוחות מתקדמים לעיתוד מלאי אופטימלי ומציג הכל על דשבורד מקצועי – לוח מחוונים פשוט להבנה. וכל זאת בתשלום חודשי נמוך, כך שהוא מתאים גם לעסקים קטנים.
גם בעידן הדיגיטלי, התעשייתי והגלובלי, עסקים רבים מנהלים מלאי ללא ברקודים, מסיבות שונות ומשונות. אולם חשוב לדעת כי הברקוד הוא אחד הכלים הראשונים והחשובים ליצירת מחסן יעיל ומסודר.כך תמנעו מחריגת מלאי במספר צעדים פשוטים
רוצים להימנע ממקרים של עודפים או חוסרים? הגדירו כמויות מינימום – מקסימום למוצרים ולפריטים שבידכם והבטיחו את היכולת לנהל מלאי עם ראיה ברורה קדימה.
לרשותכם הדרכה קצרה לזיהוי מוצרים מעל, מתחת ובטווח כמויות המינימום והמקסימום, על גבי גיליון אקסל פשוט.
נתחיל דווקא מהסוף – כך נראית טבלה מוכנה להצגת כמויות מינימום / מקסימום. מתחתיה, נסביר איך בעצם יוצרים אותה:
הוראות הכנה לטבלה:
ראשית יש להגדיר תא מינימום ותא מקסימום
יש לסמן את העמודה עליה אנחנו רוצים להגדיר את תנאי העיצוב, כך:
כעת יש לבחור מלשונית "בית" את לחצן "עיצוב מותנה" > "כלל חדש"
עיצוב עמודה C יראה כך:
עיצוב עמודה E יראה כך (יש לבצע אותו כלל 3 פעמים על אותם תאים)
עמודה G תראה כך:
יש לכם שאלות בנוגע ליישום המודל באקסל? שלחו לי הודעה לדוא"ל ואשמח לענות לכל אחד ואחד באופן אישי.
מבזק חדשות:
לאחרונה התחלנו תהליך לתכנון מחסן ולניהול מלאי עבור משטרת ישראל. פרטים בגליון הבא…
