מעשה שהיה כך היה…
כך יצרנו מחסן חכם תוך 60 יום
חושבים ששדרוג מחסן הוא סיפור שאינו נגמר? חוששים מהשינוי יותר מכפי שאתם 'מתבאסים' מהמצב הקיים? קראו את סיפור המקרה של חברה מובילה בתחום השכרת ציוד למטבחים, שעשתה צעד חכם לעבר שדרוג המחסן והתחילה את השנה החדשה עם מחסן חדש, יעיל, מסודר תוך 60 יום בלבד!
בדיוור הנוכחי בחרתי להתרכז בסיפור מקרה של לקוח אחד מסוים שפנה אלינו לפני מספר חודשים, אך הסיפור שלו אינו אישי כלל – הוא דומה לסיפורם של מנהלי מלאי ומחסן רבים אחרים החווים שגרת עבודה מתסכלת ומבורדקת, עם מחסן לא מסודר, עם מספר מצומצם של מק"טים או ללא מק"טים בכלל, עם ריבוי מקרים של כפילויות, חוסרים, עודפים וללא תכנון אמיתי של עיתוד וחיזוי מלאי.
במקרים כאלה, כמו גם במקרה שלנו, קיימת גם תופעה של חוסר מקום לאחסון, קשיים בגישה לחלק מהפריטים וחוסר ידיעה בסיסי לגבי מה יש ומה אין במחסן.
מי הזיז את המכל שלי?!
במחסן החלפים של החברה, העוסקת כאמור בהשכרת ציוד למטבחים, התמודדנו עם כמה סוגיות ספציפיות:
1. מק"טים לא מסודרים – ריבוי מק"טים לאותם מוצרים, מוצרים ללא מק"טים ומק"טים ללא מוצרים.
2. ריבוי ספקים – בכמה מקרים נמצא שאותו פריט נקנה במקביל מכמה ספקים שונים. בהעדר סדר אמיתי במחסן, פעולה כזו סיבכה את תהליך התיעוד והעיתוד של הפריטים, ללא יכולת אמיתית להבין עם איזה ספק באמת כדאי לעבוד?
3. החברה משרתת כ-1,800 לקוחות מרחבי הארץ ומספקת להם מכלי הדחה המשרתים מטבחים תעשייתיים. מאחר והחברה עוסקת גם בתחזוקה וניקוי של המכלים, היה עליהם לדעת מה בדיוק קורה עם המוצרים הללו בשטח. אך בהעדר טכנולוגיה מתאימה ושיטת רישום מסודרת, הנתונים הללו היו חלקיים מאוד, אם בכלל. כלומר, המערכת הקיימת ידעה לספר למנהל המלאי כי קיים מכל אצל הלקוח, אך ההיסטוריה של התיקונים וההחזרות כמו גם שם המכל הספציפי היה חסר.
אז למה פשוט לא שמו ברקודים על המכלים?
שאלה מצוינת, טוב ששאלתם… התשובה היא שברקודים רגילים נטו להתקלף מהמכלים בשל שומנים ונוזלים אחרים שעטפו את דפנות המכל. כך שנדרשנו לפתרון יעיל אחר. רוצים לדעת מה הוא? אני עוד אגיע לזה בהמשך…
מתחילים עבודה!
התחלנו לתכנן את תהליך שדרוג המחסן, תוך שאנחנו מביאים בחשבון שני מרכיבים חשובים מאוד ללקוח: 1. שהתהליך ייקח את המינימום זמן האפשרי. 2. שלא יפגע יותר מדי בעבודה השוטפת.
בהתאם לדרישות הללו, החלטנו לתקוף בכל החזיתות. הגדרנו 5 שלבי פעולה שאת כולם נדרשנו לבצע בלוח זמנים צפוף אך אפשרי. הנה כך עבד, שלב אחר שלב:
1. ברקוד כל הפריטים במחסן –
ראשית כל ניגשנו לזיהוי ותיעוד של כל הפריטים הנכנסים והיוצאים מהמחסן, עם מדבקות ברקוד פשוטות. המשמעות של המהלך היא הצמדת מספר חד ערכי לכל פריט יוצא או נכנס מהמחסן, בצורת ברקוד או מספר. הדבר מאפשר שליטה ובקרה על הפריטים שנצרכים ונקנים בכל רגע נתון.
ומה לגבי המכלים (אתם ודאי שואלים)? עבורם בחנו שני פתרונות אפשריים: פתרון אחד הוא ברקוד מוטבע כפלח צרוב על המכל עצמו, והפתרון השני – מדבקות RFID. החלטנו ללכת עלמדבקות ה-RFID מוסג HF. הן עמידות, יעילות ובעיקר מאפשרות שליפה של נתונים מרחוק, ללא הצורך בהצמדת אקדח הברקוד למכל עצמו.
התהליך הזה חסך הרבה זמן וכסף ללקוח ויותר מכך – הוא המיר את הניירת הרבה שהצטברה מנציגי השטח, בנתוני מחשב ברורים ומדויקים.
2. קישור הברקודים למערכת ERP –
פעולה זו הייתה הכרחית עבורנו, על מנת שכל תנועה במחסן תהיה מתועדת ועל מנת שנדע לקחת את הנתונים הרגילים שיש לנו ולהפיק מהם נתונים מתקדמים יותר. נתונים אלה יאפשרו לנו, בין היתר, לעשות מהלך של עיתוד וחיזוי מלאי. באמצעות המהלך הזה יוכל מנהל המלאי להפעיל את מודול ניהול המלאי שיש לו במערכת ה-ERP, בצורה מיטבית ומקיפה, בה כל פריט מקבל זיהוי בתוך המערכת.
במצב כזה ניתן להבין את כל התנועות שנעשו בהקשר של אותו מק"ט, בלחיצת כפתור פשוטה. תהליך זה מושלם לעסקים הרוצים
להיפטר מעודפים וחוסרים, לחסוך כסף, לחסוך זמן ולהתייעל.
3. עדכון וסידור הקטלוג –
בשלב זה, בו כל הפריטים במחסן עודכנו וקושרו למערכת, ניגשנו לשלב ההתייעלות ברמת הפריטים עצמם. השלב הזה כלל הורדת מוצרים ומק"טים, סידור הפריטים מחדש ברמה קטגורית, מניעת כפילויות – גם של פריטים וגם של ספקים – וברקוד מחדש של הפריטים החדשים.
לאחר מכן לקחנו את כל מה שיש במערכת המידע וטייבנו אותו – השארנו את מה שצריך, הורדנו את מה שלא צריך ובסופו של התהליך קיבלנו קטלוג אחד ויחיד שנותן תמונת מצב מהימנה ומדויקת של כל מה שיש במחסן.
4. סידור פיזי של המחסן – המצב ההתחלתי של המחסן היה בכי רע – ניצול החלל היה שגוי מיסודו, עם מוצרים השוכבים על הרצפה בחוסר סדר משווע, המפריע גם להתנהלות ולתנועה של מלגזות במחסן.
מה שעשינו בתחילה הוא יישום הכלל הראשון בסידור מחסן: שימוש בגובה. הצבנו מדפים גבוהים, יצרנו מעברים נוחים לעבודה וסימנו אותם לצורך זיהוי מהיר של פריטים בעתיד.
בתהליך הסידור הפיזי הגדלנו את נפח המחסן פי ארבע ופינינו מקום לפריטים חדשים נוספים שיכנסו בעתיד.
במקרה הזה גם נדרשנו להתאים גם את כלי השינוע ואת המלגזות לעבודה בגובה או בשטחים צרים.
5. ליווי והדרכה –
אחרי שסיימנו את תהליך השדרוג, וידאנו שמנהל המלאי נשאר לעבוד עם מערכת ברורה, חזקה וסדורה שאי אפשר לסטות ממנה. כי בסופו של יום, הסוד להצלחת תהליך שדרוג המחסן נעוץ ביכולת של מנהל המלאי לעבוד עם הכלים החדשים שסיפקנו לו ולעשות בהם שימוש מושכל.
